簡介

Excel 由於其結構易於了解，使用簡單，介面又可以輕易調整成想要的樣子，對於天生不容易輸入大量文字的中文使用者來說，一向是最好的報告工具。拿來建立報表，存 放小型資料庫自然不在話下，甚至有很多人想出了很多很天才的用法。比如說利用它的程式化能力，設計很多心理測驗，更甚者，有一次我看到一位仁兄將表格縮得 很小，然後再將它印出來，請教之下，原來他是要把它當方格紙用，馬上令我感受到 Excel 的無所不能。不過可惜的是， Excel 自 97 版之後，雖然每一個版本都有強大的功能提升，但多數人無法享受到，因為大多數功能都不是簡單易懂的。在 Excel 2007 這個版本中，除了也增加了很多的功能外，增加了更多的是簡單易懂的功能。就讓我們來看看到底有那些新的功能吧。

全新的介面及檔案格式

Excel 2007 新的 Ribbon 介面，就如同 Word 2007 它也是把所有的下拉式選單分成主要的七組來分列。其他的部份也是一樣，如浮出式工能表，拉BAR式的調整檢視大小，快速列等介面也全都改以視覺化設計，你 在做什麼事，工具列就給你什麼工具，不會再有從很多的功能表中，尋找功能的煩惱了。 Excel 2007 的檔案格式是微軟所制定的開放 XML 文件。除了開放的特性以外，不像 Word 2007 或 PowerPoint 檔，有大量的圖檔在其中， Excel 2007 的檔案多半是數字，所以壓縮效率很好，檔案大小也就小很多，約只有舊格式的一半多一點。光是這一點，就很值得了。即使你想轉成舊格式，當然也可以。

超大的表格

首先，第一個不同點是表格變大了，單一試算表的資料容納量由原本的 65536 列增加到 104 萬列，增加 16 倍；資料欄位則由 256 (IV) 欄支援到 16384 (XFD) 欄，是原來的 64 倍；一張工作表的儲存格數量等於比前一版本擴增了 1024 倍。這使得很多人在把 Excel 當成一個小型資料庫時，限制少了很多。 為了支援這種大的表格，所以在此同時， Excel 也增加了很多看不見的功能，為了支援超大的表格，程式本身支援的記憶體管理能力，也由 1GB 增加為 2GB。要注意的是，有一些相容性問題目前並沒有解決之道，所以，如果你要將檔案轉成相容 97-2003 版本的模式，就不要在超過 65536 列， 256 欄，即 IV 欄的範圍內輸入資料。

圖 / 比以往大了 1024 倍的表格，讓使用者現制少了很多。

表格的條件格式化

這部份的功能，是一些視覺化的呈現表格，不但好用，且一看就明白。首先，我們在以往的表格中，如果要在一堆資料中，挑出前幾名或最後幾名的數字，往 往要花很大的功夫寫一些程式碼。但是在這次版本中，除了我們可以利用表格內的資料做成各種圖表以外，表格本身也可以是一種圖表。我們可以用不同的色塊，色 條或旗號來表示不同的狀況。

圖 / 所有數據能透過圖示化顯示來分析。

上圖範例中是一個全班成積單的表格，首先我們可以先選擇分數的範圍，然後按下設定格式化的條件這個按鈕選前 10 個項目，然後按下確定，前 10 名的分數馬上變成粉紅色底了。 同樣的，你也可以利用類似的方式，利用圖示集的功能並稍修改一下規則，就可以做出不同的分數，出現不同的燈號的狀況。還有很多種不同的圖示，如旗號、箭頭方向、笑臉表情等，或簡單一點，不同的狀況用不同的色階來表示。 還有一種表示法是直接把表格格式化加入資料橫條，就可以更容易的看出數字的高下，也就是直接把表格當作長條圖來用，下圖範例中可以看到圖的樣子，是不是比文字更有感覺呢？這幾種方式其實可以混搭使用，比如說長條圖加燈號等。

圖 / 用 Excel 2007 就能簡單製作出專業圖表

格式化為表格

除了每一個欄自己可以條件化的圖示以外，也可以將一部份範圍的資料格式化為表格。這個功能看起來有點像之前的自動化格式的功能，但實際上強化了很 多。它為表格加入自動篩選的功能，並強化了。例如對於日期等的資料的自動篩選。以往只能以相同的日期才能分類，現在可以依年月日來篩選了。 再者，讀者可以注意上圖中的 Ribbon 上多了一個表格工具的設計項目，有一些選項，可以再加調整如有沒有加總欄，標題欄等選項，也可以再改一下格式或顏色，不必再從頭來過。不過，筆者覺得最重 要的一項功能是標題列在表格向下時，自動會上移到原來的欄位標示的地方，也就是原來的 A、B、C、D 欄位標示。這省下了凍結格窗的麻煩。

圖 / 格式化為表格

強化製圖功能

製圖是 Excel 很重要的功能，這方面除了增加了 Stock 和 Bubble 兩種新圖表樣式，用來製作股走勢圖和氣泡分佈圖外，在這個版本內建了一個新的製圖引擎，可讓使用者製作的圖形更專業，所有的圖形繪製都有更美觀的漸層與抗 鉅齒處理，和一些3D效果，讀者請參考下圖。

圖 / 用 Excel 2007 就能簡單製作出專業圖表

分頁預覽及報告功能

新版本的分頁預覽有很大的進步，為了方便讀者體會，筆者把顯示比例縮小，但實際上，每一個欄位都還在編輯中哦，看起來就像是預覽例印，真正做到了 「所見即所得」。 其實，在 Ribbon 中的版面配置分類上，還有很多類似 Word 2007 的功能，如插入分頁符號，縮放比例，甚至是佈景主題等。這其實就是為了習慣用 Excel 當報告編寫工具的人，也可以有更好的編輯方式，不必再使用錯誤嘗試法了。如下圖，橫在兩個頁面上，我們就可以進行處理了。

圖 / 分頁預覽及報告功能

自動剎車

筆者在測試這些功能時，發現了一個很貼心的小設計，就是 Excel 2007 會自動剎車。怎麼說呢？在以往，我有一個很煩惱的事情就是選取資料格的時候，一直會很容易過頭，所以往往是由下往上選取，不然就是拉到過頭之後，再上下振 盪個好幾次，才能選到想要的範圍，但現在，一旦下拉到沒有資料的地方， Excel 會自動剎車，並在資料的最後一欄暫停，省去了很多選擇的麻煩。

自動預測範圍及計算

在格式化的測試中，我也發現了一個小設計，就是自動選擇。我以前經常是想到要自動格式化，按下該功能，程式才告訴我，要先選範圍，但這次程式就不再 是叫我自己去選範圍，而是自動選好了等我說 Yes 。在多數的狀況下，往往只有一張表格，所以多半會正確選到範圍，對於我這種懶人來說，真是一大福音。 另外各位有注意到的話，它下方的狀態列也有很多參考資料，當你選取一定範間的資料，不管是手動或自動，它都會自動的把選取的欄位，總和以及平均值計算出 來，立即顯示。

結語

在新版中，筆者看到了一些新的概念及想法，不管是介面或表現層上，都有很大的改變，主要的目地就是要減少學習時間，增加效能，並讓報表更美觀。 Excel 2007 其實還有很多深入的功能，筆者還無法用很簡單的方法說明，如公式編寫的改進等，我只能找一些較有感覺且容易操作的項目做一些說明。下次有機會再分享 Excel 2007 更實用的功能。