簡介
Excel
由於其結構易於了解,使用簡單,介面又可以輕易調整成想要的樣子,對於天生不容易輸入大量文字的中文使用者來說,一向是最好的報告工具。拿來建立報表,存
放小型資料庫自然不在話下,甚至有很多人想出了很多很天才的用法。比如說利用它的程式化能力,設計很多心理測驗,更甚者,有一次我看到一位仁兄將表格縮得
很小,然後再將它印出來,請教之下,原來他是要把它當方格紙用,馬上令我感受到 Excel 的無所不能。不過可惜的是, Excel 自 97
版之後,雖然每一個版本都有強大的功能提升,但多數人無法享受到,因為大多數功能都不是簡單易懂的。在 Excel 2007
這個版本中,除了也增加了很多的功能外,增加了更多的是簡單易懂的功能。就讓我們來看看到底有那些新的功能吧。
全新的介面及檔案格式
Excel 2007 新的 Ribbon 介面,就如同 Word 2007
它也是把所有的下拉式選單分成主要的七組來分列。其他的部份也是一樣,如浮出式工能表,拉BAR式的調整檢視大小,快速列等介面也全都改以視覺化設計,你
在做什麼事,工具列就給你什麼工具,不會再有從很多的功能表中,尋找功能的煩惱了。
Excel 2007 的檔案格式是微軟所制定的開放 XML 文件。除了開放的特性以外,不像 Word 2007 或 PowerPoint
檔,有大量的圖檔在其中, Excel 2007
的檔案多半是數字,所以壓縮效率很好,檔案大小也就小很多,約只有舊格式的一半多一點。光是這一點,就很值得了。即使你想轉成舊格式,當然也可以。
超大的表格
首先,第一個不同點是表格變大了,單一試算表的資料容納量由原本的 65536 列增加到 104 萬列,增加 16 倍;資料欄位則由 256
(IV) 欄支援到 16384 (XFD) 欄,是原來的 64 倍;一張工作表的儲存格數量等於比前一版本擴增了 1024 倍。這使得很多人在把
Excel 當成一個小型資料庫時,限制少了很多。
為了支援這種大的表格,所以在此同時, Excel 也增加了很多看不見的功能,為了支援超大的表格,程式本身支援的記憶體管理能力,也由 1GB
增加為 2GB。要注意的是,有一些相容性問題目前並沒有解決之道,所以,如果你要將檔案轉成相容 97-2003 版本的模式,就不要在超過
65536 列, 256 欄,即 IV 欄的範圍內輸入資料。
圖 / 比以往大了 1024 倍的表格,讓使用者現制少了很多。
表格的條件格式化
這部份的功能,是一些視覺化的呈現表格,不但好用,且一看就明白。首先,我們在以往的表格中,如果要在一堆資料中,挑出前幾名或最後幾名的數字,往
往要花很大的功夫寫一些程式碼。但是在這次版本中,除了我們可以利用表格內的資料做成各種圖表以外,表格本身也可以是一種圖表。我們可以用不同的色塊,色
條或旗號來表示不同的狀況。
圖 / 所有數據能透過圖示化顯示來分析。
上圖範例中是一個全班成積單的表格,首先我們可以先選擇分數的範圍,然後按下設定格式化的條件這個按鈕選前 10 個項目,然後按下確定,前 10 名的分數馬上變成粉紅色底了。
同樣的,你也可以利用類似的方式,利用圖示集的功能並稍修改一下規則,就可以做出不同的分數,出現不同的燈號的狀況。還有很多種不同的圖示,如旗號、箭頭方向、笑臉表情等,或簡單一點,不同的狀況用不同的色階來表示。
還有一種表示法是直接把表格格式化加入資料橫條,就可以更容易的看出數字的高下,也就是直接把表格當作長條圖來用,下圖範例中可以看到圖的樣子,是不是比文字更有感覺呢?這幾種方式其實可以混搭使用,比如說長條圖加燈號等。
圖 / 用 Excel 2007 就能簡單製作出專業圖表
格式化為表格
除了每一個欄自己可以條件化的圖示以外,也可以將一部份範圍的資料格式化為表格。這個功能看起來有點像之前的自動化格式的功能,但實際上強化了很
多。它為表格加入自動篩選的功能,並強化了。例如對於日期等的資料的自動篩選。以往只能以相同的日期才能分類,現在可以依年月日來篩選了。
再者,讀者可以注意上圖中的 Ribbon
上多了一個表格工具的設計項目,有一些選項,可以再加調整如有沒有加總欄,標題欄等選項,也可以再改一下格式或顏色,不必再從頭來過。不過,筆者覺得最重
要的一項功能是標題列在表格向下時,自動會上移到原來的欄位標示的地方,也就是原來的 A、B、C、D 欄位標示。這省下了凍結格窗的麻煩。
圖 / 格式化為表格
強化製圖功能
製圖是 Excel 很重要的功能,這方面除了增加了 Stock 和 Bubble
兩種新圖表樣式,用來製作股走勢圖和氣泡分佈圖外,在這個版本內建了一個新的製圖引擎,可讓使用者製作的圖形更專業,所有的圖形繪製都有更美觀的漸層與抗
鉅齒處理,和一些3D效果,讀者請參考下圖。
圖 / 用 Excel 2007 就能簡單製作出專業圖表
分頁預覽及報告功能
新版本的分頁預覽有很大的進步,為了方便讀者體會,筆者把顯示比例縮小,但實際上,每一個欄位都還在編輯中哦,看起來就像是預覽例印,真正做到了
「所見即所得」。
其實,在 Ribbon 中的版面配置分類上,還有很多類似 Word 2007
的功能,如插入分頁符號,縮放比例,甚至是佈景主題等。這其實就是為了習慣用 Excel
當報告編寫工具的人,也可以有更好的編輯方式,不必再使用錯誤嘗試法了。如下圖,橫在兩個頁面上,我們就可以進行處理了。
圖 / 分頁預覽及報告功能
自動剎車
筆者在測試這些功能時,發現了一個很貼心的小設計,就是 Excel 2007
會自動剎車。怎麼說呢?在以往,我有一個很煩惱的事情就是選取資料格的時候,一直會很容易過頭,所以往往是由下往上選取,不然就是拉到過頭之後,再上下振
盪個好幾次,才能選到想要的範圍,但現在,一旦下拉到沒有資料的地方, Excel 會自動剎車,並在資料的最後一欄暫停,省去了很多選擇的麻煩。
自動預測範圍及計算
在格式化的測試中,我也發現了一個小設計,就是自動選擇。我以前經常是想到要自動格式化,按下該功能,程式才告訴我,要先選範圍,但這次程式就不再
是叫我自己去選範圍,而是自動選好了等我說 Yes 。在多數的狀況下,往往只有一張表格,所以多半會正確選到範圍,對於我這種懶人來說,真是一大福音。
另外各位有注意到的話,它下方的狀態列也有很多參考資料,當你選取一定範間的資料,不管是手動或自動,它都會自動的把選取的欄位,總和以及平均值計算出
來,立即顯示。
結語
在新版中,筆者看到了一些新的概念及想法,不管是介面或表現層上,都有很大的改變,主要的目地就是要減少學習時間,增加效能,並讓報表更美觀。
Excel 2007 其實還有很多深入的功能,筆者還無法用很簡單的方法說明,如公式編寫的改進等,我只能找一些較有感覺且容易操作的項目做一些說明。下次有機會再分享 Excel 2007 更實用的功能。