前言

微軟 2007 Microsoft Office System 終於在 11 月 30 日正式推出。相較於 Office XP、Office 2003 ，到底微軟新推出的 Office 2007 具備哪些創新功能，能大幅簡化操作時間與文書檔案儲存空間，讓大家都能事半功倍輕鬆做出專業精美的各式報告與報表。底下列出幾個 Office 2007 重要的特色與功能。

Office 2007 系統需求

微軟同時推出了 Windows Vista 與 Office 2007 ，讓許多人認為 Office 2007 一定得在 Windows Vista 上才能順利執行。其實不然，目前大家所見到的 Office 2007 是可安裝在 Windows XP SP2、Windows Server 2003 SP1 或 Windows Vista 作業系統中。處理器建議 500 MHz 以上與 256MB 記憶體，解析度 1024 x 768 以上的螢幕，硬碟空間則依 Office 2007 版本而不同，約需要 1.5 GB－3.0 GB。雖然 Office 2007 的需求看似不大，但若要開啟 Office 2007 中的部分功能，則需要 512MB 甚至 1GB 以上的記憶體。

結果導向的 Ribbon 介面

Office 2007 採用了結果導向的全新 Ribbon 介面，加入不少圖像化的功能鍵並強化預覽功能。傳統的操作介面是以功能類別為導向，而且選單也是層層疊疊，初學者或是較不常操作的使用者，都必須記憶哪種 功能會達到哪種效果，往往也較難以尋找特定功能，因此，使用者大都不願意花費太多時間學習，工具軟體卻變成工作上的苦差事，久而久之大多數的使用者也只會 使用到其中 15% 到 20% 的功能。有鑑於此，在 Office 2007 中，將使用者介面改成以結果導向 (Result-Oriented) 的設計，讓使用者更容易瀏覽、更快速地找到所需要的功能，並做出更好的成果。 第一眼看到它時，我只是覺得它只是一個漂亮的選單而已，並不會覺得有什麼新意，還有點不太習慣，但經過一段時間的使用，才發現它有很多新設計在其中，而且 還很好用。這是一個很特別設計。以往不管是那一個文書處理器，它的選單總是固定的，即使是可以自定，也只能設定特定功能在同一個位置。而 Ribbon 不同的是，它會隨視窗動態調整，在電腦上使用同個選單時， Ribbon 也會自動依照視窗寬度來調整工具按鈕的大小，且所有的功能也會依常用程度來縮放，不會像以前那樣擠到後面的選單不見了，或擠到選單向下延伸，編輯文件的區 域變得很小， Ribbon 總是只佔一定的高度或暫時藏起來。同時，當我必需要在小小的 Notebook 畫面工作時，也能用同樣的習慣來找到我要的功能，必要時，我還可以點兩下標籤把 Ribbon 收起來。 Ribbon 的選單分類乍看之下，似乎可用的工具少了很多，但實際上是把它分類了，除了預設的七類用標籤分大類，每一個大分類又把命令分成好幾個群組，有些指令群的右 下角有對話方塊的按鈕，用來做進階設定。 Ribbon 選單除了會動態調整寬度以外，還會自動依使用狀況，動態調整其內容。當然，有很多時候，必需去手動叫出想要的功能，因為電腦不知使用者想要做些什麼事情， 比方說，你想要插入一張圖片，電腦不可能事先知道。你必需按下插入標籤，再選擇圖片，才能插入圖片。如果你還要再對圖片做設定，只要對圖片雙擊就可以了。

圖 / 全新的 Ribbon 選單，讓使用者更容易瀏覽、更快速地找到所需要的功能。

Office 文件檔案相容性

因為 Office 2007 中的 Word、Excel、PowerPoint 的預設附檔名已經變更，因此大家都會害怕文件相容性與共通性的問題，經測試結果 Office 2007 可大致相容過去所有的文件。使用者不需礙於相容性問題，而以舊的檔案格式作為統一溝通橋樑。 Office 2007 除了能相容舊有 Office 文件外，更能把現有所有 Office 文件轉換成新的檔案格式，更能讓舊有文件透過 Office Open XML 格式在 Office 2000、XP、2003 間轉換。 Office 2007 向下相容所有 Office 文件，因此使用 Office 2007 來開啟、編輯舊 Office 文件都不成問題，也能將檔案另存成 Office 97-2003 相同的檔案格式。 不過，若客戶/同學/朋友使用舊版本的 Office ，遇到 Office 2007 文件該怎麼辦呢？當 Word 2003 遇到 Word 2007 所建立的文件檔，開啟後出現對話視窗，詢問「是否下載相容套件來開啟該檔案」後，自動連線到微軟官方網站下載、安裝好 Office 2007 相容性套件「FileFormatConverters」(檔案大小約 27 MB)。 Office 2000、XP、2003 就能開啟 Office 2007 的各式檔案。甚至能在 Office 2003 中也能將文件另存新檔成 Office 2007 的檔案格式。但舊版的 Office 若沒安裝 Office 2007 相容性套件，仍無法開啟 Office 2007 文件。 既然向下向上都相容，那何必安裝最新版本的 Office 2007 呢？依據微軟提供的文件說明不同 Office 文件格式雖然相容，但並不表示能 100％ 呈現，也就是說使用舊版 Office 開啟 Office 2007 將無法見到 Office 2007 所新增的各式文件特殊效果。舉個例子，如果學生用 Office 2007 製作了超專業超美的作業給老師，但老師只有 Office 2003 ，就見不到學生的辛苦用心了。

表 / Office 2003、2007 的文件預設附檔名列表

節省檔案儲存空間

雖然 Office 2003 已經採用 XML 核心架構，文書檔案皆符合標準 XML 格式，可讓不同應用程式可透過 XML 互相溝通。但 Office 2007 更進一步採用了 Microsoft Office Open XML Formats 新檔案格式為預設的檔案格式，此格式屬分段、壓縮的二進位檔案格式，除了檔案變小外，即使文件的任一部分損毀也能進行修復，不會造成整份文件資料的流失。 相同的內容，若以 Word 2007 的新檔案格式儲存，將可節省不少檔案儲存空間

圖 / 同樣文件內容， Office 2007 與 Office 2003 的檔案大小卻有差異

結語

聰明的 Office 2007 採結果導向的圖形化互動式介面，操作更簡單便利，不需死記功能列在哪，對 Office 專業性感到害怕的生手，可以十分迅速的上手。但對於習慣 Office 97、2000、XP、2003 操作方式的進階用戶來說，剛開始使用的使用者會找不太到常用的功能在哪，因為不能依自己習慣把符號表等常用指令拖曳到任意位置。總結來說，新版的 Office 2007 在視覺化操作介面有了相當大的改善，讓文件製作不再僅是白底黑字的枯燥，操作 Office 2007 也能樂在其中。