簡介

在 Office 成員當中最常用的就是 Word、Excel、PowerPoint 這三套軟體了。其中又以文書處理的 Word 是台灣多數人經常都會使用到的軟體。雖然用的人多，但大多數的人都不知道自己用過多少 Word 指令？自 Word 出現以來， Word 的介面就沒有什麼大改變。從檔案、編輯、檢視、插入、...等工具、視窗、說明，等等功能表指令選項，皆是以功能為導向的方式呈現出介面，會去改介面的多 半是進階使用者，大多數的使用者在日積月累的經驗下，才能練得一身功夫，而使用到的功能層面卻又僅僅只是完整功能的皮毛。但 Word 2007 的介面完全不一樣了。新的介面可以大量的減少 Mouse 的移動，不但將下拉式選單和功能表合而為一，還使用了浮動式目錄，且用了很多新的概念，讓使用者可以很輕易的編輯文件。以下將簡述 Word 2007 的特色與功能。

即時預覽

在 Word 中所有的功能調整，都有一個很棒的效果，那就是即時預覽。不管你是調整字的大小及字形，調整表格的格式，文字藝術師的效果，以往總是要按下去才能知道結 果，然後才能後悔，(或者滿意)，而在 2007 中，在還沒按下去前，只要移動到要設定的項目上面，還沒按下去前， Word 就先做即時預覽給你看，滿意的話再按鈕，就比較不會出錯了。

圖 / 可即時預覽格式的 Word 2007

插入方程式

對於在學校教數學的人來說， Word 在這個版本增強了一個很好的工具，就是方程式編輯器。以往的方程式編輯器總是另人傷腦筋，現在，不但放在 Ribbon 中，且建立了很多範本，而且更進一步的是它現是所見即所得的編輯器，不再需要上標下標調來調去。最後，如果你不喜歡的話，還可以把公式轉換成橫式單行的公 式來編輯。

圖 / 所見即所得的方程式編輯器

比較及合併

新版的 Word 2007 比較及合併有一個很漂亮的介面，它同時顯示了多份文件的原始文件，修訂的文件，比較的文件及摘要修訂。這本來是很好的功能，但由於之前介面設計不夠優良， 所以被埋沒了。而在新版有一個新的比較及合併功能，把比較前後的文件都列出使其能更好整理。

圖 / Word 2007 新版比較及合併功能

字典功能

市面上有一些自動即時翻譯的軟體，如譯典通，可以很快的把英文單字查出來，真的很方便。其實在 Word 中，也有字典功能，但很少人知道。現在這個功能做得更好了。只要是在全螢幕閱讀的狀況下，就可以開啟跳出式翻譯功能，不但幫我省了一筆錢，而且是中英文雙 向，也可以利用線上服務做全文翻譯，翻譯成十幾種語言呢。

圖 / 好用的自動即時翻譯字典

右下角的檢視選單及狀態例

在 Word 的狀態列中，除了以往清楚的動態資訊以外，調整檢視比例變成了一件很方便的事。以往要調整顯示比例最麻煩的就是要用測試與錯誤法。比如說在討論一份文件 中，某個圖表的大小到接近畫面的大小時，因為我們無法動態調整微調的顯示比例，總要把顯示比例手動輸入，看到結果不滿意再調整重新輸入，重覆好幾次後，妥 協在一個不滿意但還能看的大小。在這一個版本中的右下角有一個檢視選單，除了檢視方式按鈕外，還多了一個可以拉動的顯示比例調整，由於調整顯示比例時，會 有即時預覽，所以我們就可以很快的調整到我們想要的檢視大小，再也不用試來試去了。此外在左下角中，還有動態的頁面及字數統計呢。

插入數位簽章

這是一個利用一個圖檔等方式來建立簽章的功能，簽章的存在可以確保文件的完整，證明本文件是由原作者所建立的，而不是經過他人修改的，只要插入一個簽名欄，再在簽名欄上加入自己的一個圖片，不管是文字印章，簽名或照片，都可以使簽章有效，而要修改文件，就要移除簽章。 這個功能可以使你知道文件是否被修改過，同時保護文件的安全，以免被有意或無意間被修改。

完成文件

Word 2007 多了很多完成文件的進階功能。以往我們在完成文件時，就是存檔及列印而己，而在這個版本，多了很多功能，比如說完成這個選項中，就有檢查這個項目。文件完 成的過程當中，想必經過很多修改，也有可能隱藏了許多訊息在裡面，比如說隱藏的文字，頁首頁尾的資料，修改的標籤，經檢查以後就可以解決了。

文件的發行

文件完成後除了將檔案傳給他人以外，叫做發行。發行什麼呢？發行到網路上。以往我們在分享檔案時，多半用電子郵件或網路分享間，但時間久了就發生了 很大的問題，沒用的文件會很多，但要找的文件卻找不到。自從 Web2.0 的概念產生後，分享就是更方便了。以部落格的使用為例，文章在網路上，有整理好的目錄，上下架的機制，訂閱的服務等等，這種種的好處都是文書處理器本身所 不太可能進行的。以往我們要發表文件在網路上，只能用網路編輯器，就會有很多問題產生，比如說文章備份，多網站的發行都要一個個網站手工剪貼。而在 Word 2007 就有發行到 Blog 的功能，文章只要按下發行，並輸入該網站的要求的 Meta Data ，如抬頭，分類等就可以馬上同步到網站上了。 除了微軟的 MSN Space 以外，它也預設支援 Google 的 Blogger 。其他的 Blog ， Word 2007 也保留介面，做為未來的外掛。當然他也可以發行到自家的網站平台 Share Point 上，進行更進一步的資訊內容管理。這一部份的內容包括工作流程，版本控制，進階權限管控，建立文件工作區等 Sever 共用功能，未來若有機會討論 Office Server 時，再做更進一步的介紹。

文件的存檔

文件完成後，就要存檔。 Word 2007 的檔案格式與以往的 Word 檔案格式不相同是有改變的。變成了 .docx 的格式，這是微軟自行發展的 Office XML 開放格式，除此之外檔案大小也縮小了很多，比以往的版本小了 50% 左右。在 Word 2007 中也支援轉出成 PDF 檔，只要以外掛轉出 PDF 檔案的 Plug-In 就可以將 Word 文件儲存為 PDF 格式。

其他功能

其他的功能，如圖表的功能智慧圓形的功能、 3D 文字及圖形等功能，在其他的 Office 軟體如 Excel、PowerPoint 都可以相互共用，所以將在另一篇中，再行介紹。

結語

Word 2007 採用結果導向的 Ribbon 介面，最重要的就是希望能讓使用者在使用 Word 時，盡量別將時間用在格式的編排，而多用在文字的創造。讓每個人都能簡單且迅速地製作出圖文並茂的精美文件。