摘要
- 文章編號：20051102
- 投稿日期：2004/12/25
- 作者：尤黎明
- 備註：
資訊服務及委外的定義
在政府採購法相關法規中，所稱資訊服務，係指提供電腦軟體或硬體有關之服務，包括整體規劃、系統整合、系統稽核、系統管理、網路管理、軟體開發、軟
體驗證、軟體維護、硬體維護、硬體操作、資料庫建置、資料處理、資料登錄或訓練推廣等服務。這種定義為大多數公私立學校所採用；而本文所稱之資訊服務則以
整體規劃、軟體開發、以及軟體維護為範圍。
本文所稱委外，專指學校之資訊服務委任廠商代為處理之法律行為。民法第528條規定『稱委任者，謂當事人約定，一方委託他方處理事務，他方
允為處理之契約。』委任之一方稱為委任人，他方稱為受任人。此處廠商是廣義的，係指能提供學校所需之資訊服務者，包括公司、合夥或獨資之行號，以及任何自
然人、法人、機構或團體。
校園資訊服務委外的時空背景
近年來中等學校資訊服務需求殷切，舉凡校務行政及教學等相關事務，其e化之量的需求越來越大，質的需求越來越高，期限的需求越來越短，而相對的e化主要資源，預算卻又越來越減少，人員編制也越來越緊縮。學校無法單獨完成e化的任務。
這種現象並非台灣獨然，即使其他先進國家也如此。以公立學校而言，一般的做法就是由各學區成立一個資訊發展委員會，或對等的組織，負責整體
規劃校園e化事務，然後委任廠商來服務。但是私立學校必需更有競爭力，在校園資訊服務上要求更好、更多、更快，通常不會以學區的一般解決方案為滿足，必須
另謀良策。
私立中等學校如果擴大資訊部門編制，以校內自製的方式來提供資訊服務，從長期的成本、品質、及時程各種因素考量，實無法符合需要；委外仍然
是必走的路。然而委外並非萬靈丹；相較於擴大內部編制來執行e化任務的做法，委外的最大挑戰就是『如何做好管理』。從採購程序上的管理，到實質資訊服務的
品質、成本、及時程的管理，都是重大的挑戰。
委外管理的個案分享
委外管理需要有理念、方法、工具、和經驗；對此，本文不針對這些議題做普遍性的探討，而以一個真實個案的實務來分享。在這個個案中，某一個中學為了
要將其校園資訊服務委外，向某大學以建教合作的模式，定作了一個校園資訊服務委外管理資訊系統。這個管理資訊系統包括了六個子系統，分別為：資訊服務社群
經營子系統、採購流程管理子系統、以及與專案管理有關的四個子系統。
本文將只論及與專案管理有關的四個子系統的需求分析，因篇幅關係，本文將分為數期刊登於本月刊。專案管理的四個子系統為：工作項目管理子系統、時程管理子系統、品質管理子系統、以及成本管理子系統。另外兩個子系統會在本刊的其他文章中分享。
專案管理的前三個子系統的使用情境是在專案招標、決標之後的履約管理過程。專案管理的第四個子系統是成本管理，其使用情境比較特別，因為一
般的專案以總包價法計價，一旦決標了，其委外成本就不再有變化，理應不必再做成本管理；但專案的履約過程，為了提高專案的品質，中學可能以時薪制雇傭專案
經理，對承攬專案的廠商的資訊服務加以『監工』，這時候，就要對專案經理的時薪加以成本管理了。
X系統及其技術面向的需求
談到專案管理軟體工具，我們很可能會想到Microsoft Project甚至Microsoft Project
Server。但在本文所分享的個案中，中學的資訊服務委外對象許多是大學資訊相關科系，以建教合作的方式進行，參與資訊服務的人員包括教授與研究生或大
學生，他們通常不需要，也沒學會使用功能那麼強大的軟體。
既然資訊服務委外時，無法期望資訊服務人員普遍使用Microsoft
Project。因此，需要有一個輔助的專案管理系統，辜且稱為X系統，供軟體開發及維護的人員接受專案工作指派及回覆工作進度時使用。而負責專案管理的
少數人，則仍然使用Microsoft Project執行專案管理的重要任務。在X系統與Microsoft Project間則透過Web
Services來整合。
在此個案中，我們要求兩端提供Web Services，讓X系統及Microsoft
Project來引用，而達成整合的目的。如圖一所示。專案管理者可以在Project的操作介面中，透過Web Service
A將資料送到X系統中。軟體開發及維護人員則可以在X系統的操作介面中，透過Web Service B將資料傳送給Project。
為了方便相關專案其他技術團隊的隨時參與，及考量未來的維護人力資源，我們要求X系統在Windows操作系統下執行，採用ASP.NET
軟體整合開發環境，並以C#語言實作X系統及Web Service程式，而以MS Project VBA實作部份模組。 (…待續)
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