摘要

• 文章編號：20050802
• 投稿日期：2005/07/25
• 作者： 廖韋傑
• 備註：

前言

在本月刊的第八期當中的「預算、採購及財產資訊管理系統簡介」，提到如何改善公家單位在處理採購流程的資訊系統。本篇主要是針對在採購流程管理系統 部份來規劃說明相關的ERD(Entity Relationship Diagrams)、及資料庫綱要(DataBase Scheam)進行分析。

ERD說明

在採購流程中，可能需要使用許多的申請單，各表單代表著各自己的獨立流程，每個表單在申請或核準的過程中有一定程審核程序，在審查程序的階段時就需要有不同的審查人員。在下面ERD說明主要分為組織管理、表單類別及審核關係、採購、預算、審核請購單程序。

組織管理說明

首先在組織管理部份如圖一，主要建立有[單位]、[職員]、[職位]這三個實體。首先在[單位]部份，建立了一個[管理]關係，便看出單位的從屬關係。在一個[單位]可能有許多的[職位]，每個[職位]包含著不同[職員]，[職員]也可能同時兼任多個[職位]。

表單類別及審核關係說明

在採購流程的申請單中（圖二），如請購單、零用金申請單。我們針對這些表單規劃了一個[表單類別]的實體，建立一對多的關係。主要是方便在建立審查表單的流程與審查相關的人員，所以在[表單類別]與職員管理部份中間建立了一個[審核單位職位]關係。

採購說明

在採購的部份（圖三），主要的實體有[請購單]、[物品]、[零用金申請單]、[預算]等。在一張[請購單]上，可能會有許多的[物品]，當然也可 能同時存在著好幾張的[請購單]，在與[物品]間是屬多對多的關係即為[請購單明細]。在[請購單明細]裡的[物品]可能屬於著不同的[財產分類]，及不 同的使用[地點]，跟[物品用途]。在[預算]部份，在[物品]實體部份，購買時會跟不同的廠商購買物品即所謂的廠商清單。另外在[請購單]中，因為金額 可能會不足二千元，所以將部份不足二千元的[請購單]加總後，以不超過二千元為準的金額，就再另外填寫一張[零用金申請單]。

預算說明

[預算]主要是在每個年度開始時所建立的，在一個[預算科目]在每年度編列預算時都會有很多實際的預算，所以在這裡關係為一對多。在編列預算完畢後再依預算分配人員將預算填入實際的[請購單明細]中。（圖四）

審核請購單程序說明

除了在上述所提到的表單類別及審核關係，在建立好關係後還需要記錄往後作業程序上的記錄，主要是了解審核的程序進行的進度如何。（圖五）