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校園預算控管、採購流程管理、及庫存管理需求分析(一)


摘要

  • 文章編號:20050802
  • 投稿日期:2005/07/25
  • 作者: 廖韋傑
  • 備註:


前言

在本月刊的第八期當中的「預算、採購及財產資訊管理系統簡介」,提到如何改善公家單位在處理採購流程的資訊系統。本篇主要是針對在採購流程管理系統 部份來規劃說明相關的ERD(Entity Relationship Diagrams)、及資料庫綱要(DataBase Scheam)進行分析。

ERD說明

在採購流程中,可能需要使用許多的申請單,各表單代表著各自己的獨立流程,每個表單在申請或核準的過程中有一定程審核程序,在審查程序的階段時就需要有不同的審查人員。在下面ERD說明主要分為組織管理、表單類別及審核關係、採購、預算、審核請購單程序。

組織管理說明

首先在組織管理部份如圖一,主要建立有[單位]、[職員]、[職位]這三個實體。首先在[單位]部份,建立了一個[管理]關係,便看出單位的從屬關係。在一個[單位]可能有許多的[職位],每個[職位]包含著不同[職員],[職員]也可能同時兼任多個[職位]。


表單類別及審核關係說明

在採購流程的申請單中(圖二),如請購單、零用金申請單。我們針對這些表單規劃了一個[表單類別]的實體,建立一對多的關係。主要是方便在建立審查表單的流程與審查相關的人員,所以在[表單類別]與職員管理部份中間建立了一個[審核單位職位]關係。


採購說明

在採購的部份(圖三),主要的實體有[請購單]、[物品]、[零用金申請單]、[預算]等。在一張[請購單]上,可能會有許多的[物品],當然也可 能同時存在著好幾張的[請購單],在與[物品]間是屬多對多的關係即為[請購單明細]。在[請購單明細]裡的[物品]可能屬於著不同的[財產分類],及不 同的使用[地點],跟[物品用途]。在[預算]部份,在[物品]實體部份,購買時會跟不同的廠商購買物品即所謂的廠商清單。另外在[請購單]中,因為金額 可能會不足二千元,所以將部份不足二千元的[請購單]加總後,以不超過二千元為準的金額,就再另外填寫一張[零用金申請單]。


預算說明

[預算]主要是在每個年度開始時所建立的,在一個[預算科目]在每年度編列預算時都會有很多實際的預算,所以在這裡關係為一對多。在編列預算完畢後再依預算分配人員將預算填入實際的[請購單明細]中。(圖四)


審核請購單程序說明

除了在上述所提到的表單類別及審核關係,在建立好關係後還需要記錄往後作業程序上的記錄,主要是了解審核的程序進行的進度如何。(圖五)


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