校園資訊服務委外專案管理-需求分析（五）

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內容

1 摘要

摘要

文章編號：20050705
投稿日期：2005/05/25
作者：甘可立
備註：

六、關於Project Server的企業功能

若將Project Server設定成啟用企業功能，就能存取 Project Professional 所有的企業功能。將可以執行下列項目：

1	離線工作或線上工作
可以選擇使用本機儲存的 Project 檔案來離線工作，或是在線上從 Project Server 存回與取出檔案。當您線上工作時，專案計劃中的所有資料會儲存到 Project Server。
2	使用企業資源資料庫
Project Server 是企業資源資料庫的儲存機制，因此整個組織內所有與專案相關的資源資訊及組織所有專案的資訊都可以存取，並受到安全性設定的限制。
3	檢視專案公事包
因為所有的專案資料都儲存在 Project Server，所以具有適當權限的 Project Web Access 使用者可以在 Project 中心查看整個組織的專案公事包。
4	建立小組
專案經理可以查看企業資源的相關資訊、檢查資源在所有專案的可用性，並使用 [從企業建立小組] 及 [資源替換] 功能找出符合專案需求的資源。
5	執行分析
具有適當權限的使用者可以執行條件式分析；例如，建立最能在專案之間平衡資源的模型。他們還可以分析專案公事包的專案效能、成本、資源使用狀況等等，以查看整個組織的運作狀況。

七、使用Project Server的狀態報告

Project Server可以用來設計狀態報表，這是一種帶有文字方塊的表單，可讓小組成員在 Project Web Access 中填入描述工作狀態的文字。與任務更新不同的是，狀態報表不包含專案的數字資訊，因此無法用來更新專案。狀態報表可用來提供影響小組成員工作的完成度、目標、問題和其他因素等詳細資訊；或者可將狀態報表發佈給組織內的其他人員或張貼在其他人可以看到的中央位置。也可以將小組成員的報表併入較大型的狀態報表以供整個小組使用。設定狀態報告時，可以做到下列三點：

1	定義狀態報表的內容區段。
2	指定小組成員應該多久一次提交狀態報表。
3	要求各個小組成員回傳狀態報表給專案經理。

※注意：雖然可以直接在 Project 內要求狀態報表，但只能在 Project Web Access 中檢閱提交的狀態報表。

八、使用 Project Server 處理文件或追蹤問題與風險

Project Server可用來管理與專案相關的文件並追蹤與專案相關的問題及風險。

※ 注意：必須建立Windows SharePoint Services網站，才能處理 Project Server中的文件、風險與問題等三個功

能。

8.1 管理文件

文件可提供其他人員有關專案從開始到完成的有用資訊。為了存取容易，管理員可設定文件庫。文件庫有兩種不同類型：

1	專案文件庫
此文件庫會儲存與特定專案相關的文件。此文件庫中的文件存取權，則是根據專案經理、小組成員和其他共同工作人員的權限設定而定。必要的文件摘要資訊則是由組織內的管理員來加以定義。經過授權的使用者可以建立專案的其他文件庫。專案經理預設就具有設計清單權限，因此可變更特定文件庫。
2	公用文件庫
此文件庫儲存的文件可供組織內所有的使用者使用。此文件庫中的文件存取權則由伺服器管理員來加以定義。雖然任何使用者都可以提供文件，但只有經過授權的使用者才能建立及自訂公用文件庫。

8.2 追蹤問題

問題追蹤可促進效率及專案管理的有效性，讓專案經理可以與小組成員及共同工作人員溝通問題及相關行動。問題可能是與專案、任務及文件相關，因此專案經理可以追蹤其狀態，並清楚地以問題標記來加以標示。根據要解決問題而採取的行動，問題可分為作用中、已關閉或延遲。專案經理可以設定電子郵件通知來警告自己問題已經開啟、分派或更新。

8.3 追蹤風險

風險追蹤可透過識別並規劃潛在問題來增加專案成功的機率，並讓專案經理在專案進行時監視風險。風險可能會與專案、任務、問題及其他風險相關。專案經理可以指定每個風險的機率和影響，並由 Project 計算曝光度。專案經理可以指定一個引動程序以在風險發生時加以識別，也可以指定一個偶發事件計劃以在風險發生時加以處理。

九、Project Server與Outlook的搭配使用

如果組織使用Project，則小組成員可以使用 Outlook 的增益集 (可從 Project Web Access 中的「任務」頁面下載) 在 Outlook 的行事曆檢視中檢視其專案任務分派。此外，小組成員可以從 Outlook 來更新專案狀態。在 Outlook 中，小組成員可以：

1	顯示其在 Outlook 行事曆中的專案任務，並指定任務顯示為空閒或忙碌。
2	在 Outlook 中建立與專案相關的全新或更新狀態。
3	輕易就能從 Outlook 進入 Project Web Access 時程表。
4	輸入非工作時間，例如假日或休假，並使用非工作時間來更新專案。

在 Project Web Access 時程表中，使用者可以：

1	檢視 (但不編輯) Outlook 工作。
2	合併 Outlook [忙碌] 和 [不在辦公室] 行事曆資料編輯，並將部份或所有的這些非工作時間資料編輯傳送給專案經理，以更新 Project 中的行事曆。
3	在 Outlook 數位儀表板上包含來自 Project Server 的網頁組件。

結論

Project Server能符合工作項目、時程、成本與品質管理子系統之各項需求，藉由Project Web Access能解決小組成員線上共同作業之問題，對於使用權限亦可作安全性設定，與Outlook的搭配使用讓小組成員很方便的可以從 Outlook 來更新專案狀態，當然也可以利用Project的物件模型來整合現有的系統(資訊服務社群園地)之各項功能，所以，我們選擇Project這套聰明的企業專案管理軟體來解決中學校園專案管理系統，讓開發系統人員能更省時省力，而對於未來的使用者在操作此系統時亦能更得心應手。

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